公文、档案资料管理办法

为加强发展规划处公文、档案资料管理规范化、制度化、有序化，特制定本办法。

一、公文处理

第一条 公文由综合办公室负责接收、传递、督办和归档，业务科室积极接受安排并认真落实、办理。公文处理做到准确、及时、安全。

第二条 公文经办人须执行保密规定并做好脱密处理。

第三条 公文分为传阅文件、办理文件和校内请示、报告等。

第四条 公文办理

传阅文件

1.加强文件的批办管理。文件由处长阅示后，及时传送副处长或相关科室办理。对上级机关文件，特别是加急文件，迅速按要求办理。对有关单位来文，及时予以答复。一时难以解决的问题提出处理意见和建议，由处长（或责成有关同志）及时报告主管校领导。

2.收文、办理、退文严格按照程序办理。

处拟办文件

1.遵守国家保密法及学校有关规章制度。按照学校要求程序办文。工作人员按照职责分工起草的文件，送交处长或主管处长签批。涉及兄弟处室的文件须会签并呈报主管校长签发。

2.各科室文件，由科室主任指定专人保管，定期按照有关规定做好存档、上缴和作废处理。

二、档案管理

第五条 人事、财务、公文档案资料由综合办公室负责管理。

第六条 归档范围

1.上级、学校和处里发布的文件。

2.处及处党支部年度工作计划、工作总结和大事记等。

3.呈报上级机关的请示、报告和批复等。

4.处务会会议纪要、各类规划文本以及重大工作方案和决议等。

5.处人事、财务、工会、行政等文本档案。

6.处年度考核、科室工作计划、总结资料等。

7.重大购销合同及其他档案、资料。

第七条 归案要求

1.根据归案范围，处领导及各办公室负责人，应做好文件材料的日常保管，年末整理后交综合办公室编册归档。

2.依据学校档案馆规定，每年5月份完成上一年度相关文件材料的立卷、归档。应交学校档案馆归档的文件、材料，及时办理交归手续。

第八条 本办法自公布之日起施行。

印章管理办法

为规范发展规划处印章管理，杜绝漏洞发生，制定本办法。

第一条 印章种类：“西北工业大学发展规划处”行政印章。

第二条 发展规划处行政印章由综合办公室主任或指定办公室成员负责，未经授权和批准，任何人员不得使用。

第三条 为保证印章使用严肃性和安全性，坚持“先审批、后用章”的原则。

第四条 印章使用范围和要求

1.人事文件、财务文件以及处重大活动事项等，经处长签字同意后加盖，并详细登记备查。

2.“引导专项”“改基专项”资金安排和计划调整相关文稿等，经处长审批同意后加盖，并详细登记备查。

3.以发展规划处名义发出的行政、业务往来公函，经处长或分管副处长签字后加盖，并详细登记备查。

4.因公外出介绍信、证明信加盖印章的，经主管副处长签字同意后加盖，并做详细登记备查。

5.本处人员因个人私事需单位出具证明加盖印章的，经处长审批同意后加盖，并做详细登记备查。

第五条 所有用印事项必须进行逐项登记，填写《发展规划处行政印章用印登记表》，《发展规划处行政印章用印登记表》原则上保存3年。

第六条 处行政印章原则上不允许带出综合办公室。特殊情况经处领导审批后，由综合办公室专人负责受理。

第七条 凡加盖印章的文件或纸张，不得随意丢弃，重复或作废的材料予以销毁。

第八条 违反上述使用印章的，一经发现，将严肃处理，造成不良后果的，追究当事人的责任。

第九条 本办法自公布之日起施行。